見積書・請求書・領収書の基礎知識

それぞれの役割、書き方、法的要件などを詳しく説明します。

📋 見積書とは

役割

見積書は、商品やサービスを提供する前に、その内容と金額を事前に提示する書類です。顧客が購入を判断するための重要な資料となります。

法的要件

見積書は法律で発行が義務付けられていません。ただし、商慣行として重要な書類です。

記載すべき項目

有効期限

見積書には一般的に有効期限が設定されます。通常は発行から1〜3ヶ月程度が目安です。

📄 請求書とは

役割

請求書は、商品やサービスを提供した後に、その代金を請求する書類です。支払いを促す法的な根拠となります。

法的要件

請求書の発行は法律で義務付けられていません。ただし、商慣行として重要です。インボイス制度下では、適格請求書の発行が必須となります。

記載すべき項目

支払い期限

一般的には請求日から30日以内の支払いが目安です。業界や契約内容によって異なります。

💳 領収書とは

役割

領収書は、代金を受け取ったことを証明する書類です。顧客の経理処理に必要な重要な書類です。

法的要件

領収書の発行は法律で義務付けられています。特に現金取引の場合は、顧客から要求されたら発行する必要があります。

記載すべき項目

印鑑について

領収書には発行者の印鑑を押すことが慣例となっています。ただし、法律で義務付けられているわけではありません。

📊 3つの書類の比較

項目 見積書 請求書 領収書
発行時期 取引前 取引後（納品後） 代金受取時
法的義務 なし なし（ただしインボイス制度下では必須） あり（現金取引の場合）
主な役割 顧客の購入判断 代金請求 代金受取の証明
有効期限 あり（1〜3ヶ月） なし なし
支払い期限 なし あり（通常30日以内） なし（すでに支払い済み）

💡 インボイス制度について

インボイス制度とは

2023年10月1日から導入された制度です。適格請求書（インボイス）の発行・保存が、消費税の仕入税額控除の要件となりました。

適格請求書の要件

適格請求書発行事業者登録番号

「T」で始まる13桁の番号です。例：T1234567890123

ポイント: Denpyoはインボイス制度に完全対応。登録番号を入力すれば、自動的に税率別内訳が計算・表示されます。

🎯 各書類の使い分け

見積書が必要な場合

請求書が必要な場合

領収書が必要な場合

📝 記入時の注意点

金額の記入

金額は税込みで記入するのが一般的です。税率別に金額を分ける場合は、明確に区分してください。

日付の記入

日付は実際に発行した日を記入してください。過去日付や未来日付は避けてください。

顧客名の記入

顧客の正式な社名や個人名を記入してください。略称や通称は避けてください。

但し書き

領収書の「但し書き」は、何の代金であるかを明確に記入してください。例：「コンサルティング料」「Webサイト制作費」など。

❓ よくある質問

Q. 見積書と請求書の両方が必要ですか？

A. 必ずしも両方必要ではありません。小規模な取引では請求書のみで問題ありません。ただし、大型プロジェクトでは見積書で事前に内容を確認してから、請求書で請求するのが一般的です。

Q. 領収書に印鑑は必須ですか？

A. 法律では義務付けられていませんが、商慣行として印鑑を押すことが一般的です。

Q. インボイス制度に対応していない場合はどうなりますか？

A. インボイス制度に対応していない場合、顧客が仕入税額控除を受けられなくなります。B2B取引では対応が必須です。

Q. 電子ファイルの領収書は有効ですか？

A. はい、電子ファイルの領収書も法的に有効です。ただし、改ざん防止などの対策が必要な場合があります。